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Cómo alinear equipos de forma gradual

Lecciones aprendidas de un ingeniero que convirtió a la competencia en colaboradores para ser pionero en un nuevo producto, todo gracias a su equipo.

Gestionar el desarrollo de un nuevo producto desde cero nunca es fácil. Hacerlo con varios equipos de diferentes departamentos o empresas, cada uno con su propia cultura y conjunto de herramientas, lo hace aún más difícil. Y cuando una persona es responsable de facilitar el proceso, tienes una tormenta perfecta de complejidad. 

¿Suena familiar? Nuestras condolencias. Shawn Adams ha sentido tu dolor y tiene sabiduría para compartir.

Como ingeniero de Release Train (RTE) con experiencia en la firma de ingeniería PK , Adams reunió a 150 personas de ocho empresas (incluidas AT&T, Verizon y T Mobile / Sprint) para crear Zenkey , la primera aplicación de autenticación de múltiples factores que utiliza los datos de un operador de telefonía móvil para verificar la identidad en lugar de SMS.   

Lograr que las tres empresas de telecomunicaciones más grandes trabajaran juntas y entregaran una solución eficaz que satisfaga las necesidades de todos (especialmente las de sus usuarios) requirió un liderazgo empático pero asertivo, respaldado por tecnología flexible y colaborativa. 

Adams estuvo a la altura del desafío en ambos frentes. Aprendió a convertir a los competidores en colaboradores, a mantener a todos sincronizados desde la estrategia de alto nivel hasta la ejecución técnica, y a tomar mejores y más rápidas decisiones, todo con la ayuda de Jira Align. En el camino, mejoró sus ágiles habilidades de liderazgo y aprendió consejos prácticos que le permitieron, y a cualquier otra persona que llevara el peso de proyectos empresariales complejos, guiar a sus equipos y productos hacia el éxito. 

Manténgase enfocado en el “por qué”

PK había estado pasando por su propia transformación ágil y adaptando su propio Scaled Agile Framework (SAFe), por lo que cuando uno de los operadores de telecomunicaciones involucrados en el desarrollo de Zenkey le preguntó a Adams si podían usar este enfoque para Zenkey, él estaba preparado para poner esos principios en práctica.

Agile fomenta el empoderamiento y la autogestión del equipo. También exige colaboración y transparencia, valores difíciles de cumplir cuando se trabaja con competidores acérrimos que mantienen sus prácticas, sistemas y datos bajo llave. Por ejemplo, AT&T, Verizon y T-Mobile tenían cada uno sus propias instancias de software Atlassian y equipos individuales que desglosaban historias para el desarrollo. 

Además, para que Zenkey funcione correctamente, cada operador necesitaba compartir datos móviles de hace unos segundos para verificar la identidad de un usuario. Para superar estos obstáculos y garantizar que Zenkey cumpla sus promesas, Adams tuvo que encontrar una manera de convertir a los competidores en colegas. 

El socio de Adams en Atlassian, el arquitecto de soluciones empresariales Rob Phillips, anticipó estos problemas y alentó a Adams a continuar reiterando la importancia de la confianza y el trabajo en equipo. Phillips dice: “El propósito de utilizar prácticas ágiles es crear alineación y orquestación entre muchos grupos independientes. Cuando trabaja en colaboración para construir un producto que es el compuesto de estos diferentes grupos, el trabajo de RTE es ayudar a todos a unirse como un equipo para crear un gran producto “.

Para eliminar las barreras entre los operadores de telecomunicaciones, Adams reunió regularmente a los actores clave y las partes interesadas en la misma sala y alineó a todos en torno a sus objetivos compartidos. “Les decía: ‘Estamos aquí para hacer que Zenkey funcione, no para robar los secretos de nadie. Nuestro objetivo es ofrecer funcionalidad y hacer lo que sea necesario para que sea más fácil ‘”, recuerda. “Nos mantuvimos enfocados en el ‘por qué’ y establecimos la expectativa de que seremos transparentes como grupo, pero está bien decir que no se siente cómodo hablando de algo”. 

Los operadores estaban especialmente preocupados por mantener la confidencialidad de ciertos datos e historias, por lo que Adams configuró Jira Align, Jira Software y Confluence para que todos los equipos pudieran ver épicas, pero no pudieran ver las historias individuales de los demás. “Esto ayuda a mantener en secreto su ‘salsa secreta’. No hay datos súper agregados y los muros se mantienen por privacidad. Si lo único que queremos es cambiar el botón de verde a azul, cada operador hace lo que necesita para esa funcionalidad ”, explica. 

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Cuando todos vieron cómo trabajar juntos conducía a mejores resultados sin sacrificar la confidencialidad, el impulso se aceleró. “Como tienes competidores colaborando, todo el mundo estaba un poco nervioso. Pero una vez que aprendimos a enfocarnos en el ‘por qué’ y a tener conversaciones abiertas, aceleró el proceso ”, dice Adams.

Él comparte un ejemplo: “Siempre que reunía a todos, seguía reiterando que nuestro objetivo era ayudar a las personas a mantener la seguridad fácilmente”, recuerda Adams. “Esto ayudó a ahorrar tiempo de muchas maneras, como resolver defectos más rápidamente. Solíamos tener una reunión de defectos común, luego reuniones individuales con cada empresa. 

Nos dimos cuenta de que estábamos teniendo las mismas conversaciones y enfrentamos los mismos problemas con variaciones ligeramente diferentes. Después de seis meses, finalmente pudimos hablar sobre los defectos con los proveedores presentes, conectar los puntos de que todos tenían problemas similares y mejorar las características “. 

A medida que se derrumbaron las paredes, comenzaron a surgir mejoras notables en sus equipos de trabajo. Adams agrega: “Con tanta complejidad en este proyecto, sabíamos que la velocidad baja era un riesgo. Era importante ver que el progreso del lanzamiento de funciones aumentaba con el tiempo. Con Jira Align manteniendo a todos los equipos en la misma página, vimos que la aceptación de funciones aumentó en más del 50 por ciento “.

Crear un lenguaje común y un conjunto de herramientas.

Al igual que reunir a personas de diferentes países, trabajar con partes interesadas de diferentes empresas significa encontrar una manera de hablar el mismo idioma, incluso si no es su lengua materna. Adams logró este objetivo con una comunicación abierta y Jira Align.

“Vinimos de diferentes culturas corporativas y tuvimos que aprender a ser más específicos con nuestras acciones, como cómo hacer un tablero kanban de la misma manera”, dice. “Es útil tener un conjunto común de herramientas en un solo lugar donde todos puedan ver lo mismo, organizar nuestras actividades y planificar la ejecución juntos”.

A medida que los equipos trabajaban juntos más, Adams también notó que cada uno llamaba a los mismos conceptos con nombres diferentes. Para ahorrar tiempo y reducir la confusión, aprovechó el vocabulario común de un marco de escala para estandarizar la comprensión de todos sobre épicas y características, por ejemplo. Cuando encontró otros términos que tenían diferentes significados para diferentes personas, creó un glosario dentro de Jira Align y socializó cada nombre y definición con el equipo.

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Phillips agrega: “Si se trata de una gran diversidad, Jira Align puede ser una bisagra que ayude a crear una comprensión homogénea de un enfoque ágil y común”. 

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Centralice personas e información en tiempo real

Cuando usa herramientas dispares para rastrear el trabajo y las dependencias de tus equipos, es difícil, si no imposible, que todos vean lo que está sucediendo, tomen decisiones informadas en tiempo real o trabajen juntos a escala. 

Al utilizar Jira Align para realizar un seguimiento de las dependencias y llevar la cartera de pedidos por separado de cada operador a una cartera de pedidos para mejorarla, Adams y el equipo finalmente obtuvieron visibilidad de toda la información que necesitaban en un solo lugar y tuvieron mejores conversaciones entre ellos, lo que llevó a un progreso más rápido y mejor .

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“Uno de nuestros grandes hitos fue la ejecución de la planificación utilizando solo Jira Align. Hicimos todo nuestro refinamiento y priorización en la herramienta ”, dice Adams. “Poder usarlo para tener conversaciones en tiempo real con datos reales es poderoso. ¡No es necesario volver atrás y revisar las hojas de cálculo! ” 

Los equipos distribuidos de Zenkey estaban aún más agradecidos por una solución que admite el trabajo remoto. Tener una plataforma central ha ayudado a todos a permanecer en sintonía y trabajar con la misma rapidez mientras realizan todas las reuniones, la planificación y el trabajo colaborativo en línea con Jira Align.

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Adams dice que el uso de Confluence para agendas, guías paso a paso y otra documentación también facilitó el registro y el intercambio de conocimientos. “[Confluence] hace que entrenar o enseñar a alguien sea mucho más fácil porque podemos decir, ‘Aquí está la agenda y un enlace a los pasos que vamos a seguir. Puedes hacerlo por tu cuenta después ‘”.

Centralizar el trabajo y hacerlo más visible no solo aceleró el proceso de desarrollo, sino que también subrayó la cultura abierta por la que se esforzaba Adams, para que el equipo pudiera seguir progresando a gran escala. 

Mientras trabajaban en un proyecto tan grande y complejo, Adams comenzó cada nueva fase dando pequeños pasos hacia una nueva funcionalidad con los equipos. Por ejemplo, probó una solución liviana para rastrear dependencias en Jira Align y luego desarrolló una funcionalidad más madura. Adams utilizó los enlaces de elementos de trabajo de Jira Align como una forma sencilla de gestionar los compromisos y formalizar la entrega. Más tarde utilizó elementos de dependencia para permitir un seguimiento de cerca de la complejidad del trabajo.

También usó vistas pendientes, priorización y hoja de ruta inicialmente antes de avanzar a kanbans y tableros de programas. En el futuro, puede progresar a salas de cartera y salas de estrategia. Este enfoque de “gatear, caminar, correr” ayuda a que todos se familiaricen con cada función y obtengan el máximo valor de ella antes de pasar al siguiente nivel. 

Busque una caja de resonancia para obtener apoyo

Adams dice que la orientación de Rob Phillips y Tim Keyes, quien se desempeñó como líder de soporte técnico de PK en Atlassian, ha sido invaluable durante todo el proceso de desarrollo de Zenkey. “Rob y Tim han sido excelentes socios, disponibles y competentes. Incluso si tuviera una pregunta simple como, ‘¿Cómo debería ser esta estructura de trabajo?’ Podría pedirle consejo a Rob y él podría compartir lo que ve que hacen otros equipos. Nos hemos convertido en mejores prácticas con su ayuda y la de Tim “.

Phillips agrega que Adams tomó en serio sus consejos y, finalmente, pasó de estudiante a maestro. “Shawn se convirtió en el arquitecto de soluciones de Atlassian in situ. Tener ese tipo de centro o fuente de información para una empresa realmente puede ayudar Él fue más allá de su trabajo diario no solo para que el proyecto fuera exitoso, sino también para crear una práctica “. 

Con Adams como líder, junto con Phillips y Keyes como guías detrás de escena, el equipo de Zenkey ha dado los pasos necesarios para crear un producto a gran escala que encantará a sus clientes y del que sus creadores estarán orgullosos.  

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La alineación allana el camino

La construcción de productos exitosos a escala requiere las personas adecuadas, las prácticas adecuadas y las plataformas adecuadas, y Adams hizo todo lo posible para unir los tres. Su liderazgo y sistema de apoyo ayudaron a generar confianza e impulso; su inversión en prácticas ágiles fomentó la velocidad y la mejora constante; y su elección de utilizar Jira Align y Confluence permitió la conexión y la visibilidad necesarias para ofrecer valor rápidamente. 

Si bien es posible que muchas personas se hayan congelado ante los desafíos que enfrentó, Adams canalizó su aprensión hacia la motivación y llevará las lecciones que aprendió a proyectos y socios futuros. “Es genial ser parte de un proyecto complejo con personas muy inteligentes, motivadas y capaces. ¡Te dan ganas de mejorar tu juego! ” 

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