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Consejos para la gestión de proyectos grandes, difíciles y complejos

La parte más difícil de concluir con éxito un proyecto complejo es simplemente comenzando. En Atlassian, tratamos con proyectos complejos cada día, desde integraciones de productos cruzados hasta proyectos con plazos que parecen imposibles o compañeros de equipo dispersos. Cuanto más grande y dinámico sea un proyecto, es más probable que cause estrés e indecisión.

Aunque cada proyecto es diferente y presenta desafíos únicos, tener una guía básica para comenzar con las tareas puede ser increíblemente útil. Aquí presentamos algunos de nuestros consejos favoritos para la gestión de proyectos grandes y complicados.

Comienza con el panorama general

La mayoría de la gente se va directo a adoptar nuevas iniciativas sin poner atención al panorama general. Así que da un paso atrás y piensa ¿Cuál es el objetivo principal que deseas lograr con este proyecto? ¿Qué resultados obtendrás de este proyecto? ¿Con qué problemas u oportunidades te verás enfrentado? Y ¿Cómo medirás el éxito?

Forma un equipo

Cada gran proyecto requiere de un gran equipo. Pregúntate a ti mismo ¿Quién más es responsable de llevar a cabo este proyecto? Y ¿Quién va a tener que asumir un nuevo rol? Será beneficioso incluir a miembros de tu compañía que hayan sido parte de proyectos grandes anteriormente, ya que su experiencia los ayudará a descubrir y resolver los desafíos del día a día.

Define un objetivo común

Antes de empezar a asignar roles y delegar tareas, es importante comunicarte con tu equipo y crear un objetivo común que sea significativo para todos los involucrados. Escucha a cada miembro de tu equipo para asegurarte de que el objetivo que estableciste quede sumamente claro, se condice con tu panorama general y la misión de la compañía y aunque sea un reto, es alcanzable. Puedes optar por dividir el objetivo común del equipo en pequeños objetivos individuales o según áreas de trabajo, pero asegúrate de que los miembros del equipo nunca pierdan de vista su contribución al objetivo final.

Considera las funciones y responsabilidades

Los equipos trabajamos mejor cuando entendemos nuestros roles, nos desempeñamos en nuestro cargo y ayudamos a que nuestros compañeros de trabajo se luzcan. Una vez que has formado tu equipo y asignado roles y responsabilidades es importante reconocer a cada miembro que se vea afectado por, o este familiarizado con el trabajo. ¿Quiénes son tus representantes? ¿Quién es la voz con peso en el proyecto?

Desglosa y define el alcance del proyecto

Comienza a dividir tu objetivo principal en objetivos más pequeños y más visibles a corto plazo y decide quién se hará cargo de las distintas partes del proyecto en función de sus roles y responsabilidades predeterminadas. Al dividir el objetivo principal, tu proyecto será más manejable, tu equipo sentirá menos estrés y estará más enfocado en las tareas del momento. Dedícale tiempo a esta parte y determina tus metas, tareas y plazos principales, de lo contrario, apresurarse en este proceso sólo conducirá a más dificultades en el camino.

“Un buen plan ejecutado bruscamente en el momento es mejor que un plan perfecto ejecutado la próxima semana” – General George S. Patton.

Para asegurar que el proyecto se mantenga dentro de los plazos, será útil crear un cronograma del proyecto, con hitos para su finalización. Los hitos del proyecto pueden ser beneficiosos tanto para mantener a tu equipo, como a ti mismo, enfocados en completar cada tarea en la fecha estimada y permite a tu equipo evaluar el progreso en el camino hacia la meta.

Facilita tu vida usando herramientas de colaboración

Todos estamos de acuerdo en que uno de los aspectos más difíciles de los proyectos complejos es mantenerse organizado mientras se trabaja con varios miembros del equipo, ya que los problemas de comunicación pueden resultar costosos.

Afortunadamente, existe una serie de programas de software de gestión de proyectos basados ​​en la web que pueden ser increíblemente beneficiosos para todo lo relacionado con negocios. Estos sistemas permiten a todo tu equipo acceder, crear, cambiar y actualizar proyectos y funciones desde cualquier lugar y al instante. En la actual y siempre cambiante visibilidad del mundo de los negocios, la colaboración y la transparencia nunca han sido tan importantes. Cualquier equipo que esté interesado en minimizar los gastos generales, hacer un gran trabajo y disfrutar de una colaboración continua debe considerar unirse al mundo de la gestión de proyectos basada en la web.

Crea un ambiente laboral positivo

No es ningún secreto que el mejor trabajo es el que se hace cuando los miembros de un equipo se apoyan y confían unos en otros plenamente, son totalmente transparentes y abiertos y usan la colaboración positiva para terminar las tareas. El entorno de una persona siempre influirá en su comportamiento. Crea un ambiente de negocios positivo y motivador y tus compañeros de equipo progresarán. Cuando los miembros del equipo saben que las personas que respetan y les importan confían en ellos, casi inevitablemente se obligan a producir resultados excelentes. Por lo tanto, desafía a todos en tu grupo para alcanzar objetivos que, aunque sean ambiciosos, son totalmente alcanzables.

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Adapta (y luego adapta nuevamente)

Cuanto más grande sea tu proyecto, es más probable que te encuentres con desafíos nuevos y complejos. Como líder, es importante mostrar resiliencia y confianza ante la adversidad a medida que tu proyecto se desarrolla. Debes adaptarte rápidamente y con equilibrio, sé firme en tus metas y flexible en tu enfoque. En lugar de ver tu plan como el objetivo principal del proyecto, debes recordar el panorama general y entender que puede aparecer un mejor camino.

Consejo extra: recompensa la motivación y el progreso

Una de las formas más tradicionales de motivar a un equipo es crear una motivación basada en recompensas. Incentivar la realización de un gran trabajo tiene el poder de inspirar a tu equipo a avanzar. Pero, contrariamente a la creencia popular, los seres humanos en la oficina anhelan mucho más que una recompensa material, ellos quieres progresar y anhelan ser parte del trabajo significativo y duradero. Depende de ti ayudar a tus compañeros de equipo a entender cómo su trabajo está haciendo una diferencia. Si puedes hacer esto correctamente, tus empleados sentirán una recompensa interna mucho mayor que un día fuera de la oficina o una fiesta de pizza. Ellos sentirán que el trabajo que hacen marca una diferencia, y lo hace.

Por último, no estamos diciendo que la gestión de proyectos va a ser fácil, pero será más fácil si tienes en cuenta estos consejos. Para más información sobre cómo gestionar proyectos a lo largo de todas sus fases, déjanos un correo.