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Herramientas: 5 formas de impulsar la eficiencia empresarial

Responda nuestro cuestionario para averiguar si sus herramientas están ayudando o perjudicando.

Toda empresa, independientemente de la industria, tiene un conjunto de objetivos comerciales o de misión que mide su éxito. Para lograr esos objetivos, los equipos se comprometen a asumir varias tareas (es decir, flujos de trabajo), pero a menudo es más complicado que eso. Los objetivos comerciales y de la misión a menudo tienen prioridades en competencia y ocupan las mismas personas y recursos para generar resultados, por lo que es fundamental encontrar las herramientas adecuadas para optimizar la eficiencia en su organización.

Si es un administrador de un entorno autogestionado, es probable que usted sea el responsable de capacitar a sus equipos con las herramientas adecuadas. Si no tiene las herramientas adecuadas, a menudo se queda atascado tratando de contener los incendios sin realmente apagarlos. Por ejemplo, considere la cantidad de tiempo que dedica a solucionar problemas de acceso de usuarios o al mantenimiento de todas las herramientas que utilizan sus equipos. Por supuesto, resuelve esos desafíos a medida que surgen, pero eso no deja mucho tiempo en el día para resolver la causa raíz de esos problemas. Por eso es tan esencial adoptar herramientas empresariales que puedan ayudarlo a apagar esos incendios, para siempre.

Herramientas formas de impulsar la eficiencia

¿Cómo se comparan sus herramientas?

Entonces, ¿cómo sabe si las herramientas de su empresa lo están ayudando a apagar los incendios, por así decirlo? Sugerimos que hay cinco componentes básicos a considerar:

  • ¿Sus herramientas ayudan a estandarizar los flujos de trabajo?
  • ¿Pueden sus herramientas monitorear e informar sobre las actividades de sus equipos?
  • ¿Pueden utilizar sus herramientas todos sus equipos y actuar como parte de su conjunto de herramientas estandarizadas?
  • ¿Tus herramientas te ayudan a desarrollar un proceso de gestión de usuarios?
  • ¿Son sus herramientas capaces de automatización?

Si bien estas áreas pueden contribuir a la eficiencia de una organización, también pueden causar ineficiencias con la misma facilidad. ¿Cómo se clasifican sus herramientas? Complete el cuadro de mando de Flujo de trabajo y eficiencia y descúbralo.

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Obtenga más información sobre por qué es tan importante tener las herramientas adecuadas, además de cómo comenzar o continuar en su viaje de eficiencia, a continuación.

Estandarizar los flujos de trabajo de su organización

Una empresa está formada tradicionalmente por una gran red de unidades de negocio (BU), departamentos o programas, cada uno con sus propios objetivos y, a menudo, operando en un silo. Este modelo tenía sentido cuando cada unidad solo era responsable de cumplir sus propios objetivos independientes. Pero cuando esos objetivos se entrelazan y se vuelven interdependientes, el modelo de silo comienza a desmoronarse. Los equipos tienden a desarrollar su propia forma de trabajar, y eso dificulta que las personas colaboren, especialmente cuando sus herramientas no funcionan juntas. En última instancia, esto obstaculiza su capacidad para cumplir eficazmente los objetivos de la organización.

Cada administrador empresarial puede beneficiarse de un conjunto de herramientas que se pueden utilizar para implementar flujos de trabajo estándar en sus equipos. Si bien cada equipo puede tener componentes únicos específicos para sus funciones, las herramientas adecuadas le permitirán establecer cierto nivel de uniformidad y, al mismo tiempo, le brindarán la flexibilidad de personalizar los componentes cuando sea necesario.

Pero recuerde, es importante que entreviste a sus equipos y lleve a cabo una auditoría de los componentes personalizables que tiene actualmente en su instancia para determinar si son necesarios o si aún están en uso.

Seguimiento e informes

Sin tener la supervisión o los informes adecuados en sus herramientas, no tiene forma de saber si las personas están utilizando las herramientas correctamente. Por ejemplo, si realizó una auditoría de sus campos personalizados como parte de la estandarización de sus flujos de trabajo, ¿qué sucede si los equipos comienzan a agregar nuevos campos personalizados o resucitar campos que eliminó nuevamente en sus proyectos? Estás de nuevo donde empezaste: personas que operan en silos, esperando que lo gestiones todo.

Por lo tanto, es imperativo que sus herramientas le brinden la información que necesita para tomar medidas. Al monitorear los eventos en su instancia a medida que ocurren, puede resolver rápidamente cualquier problema que esté en conflicto con los estándares que ha implementado.

Estandarizando sus herramientas

Impulsar la colaboración entre sus equipos no se trata solo de desarrollar flujos de trabajo con sus soluciones aprobadas. También se trata de reducir la cantidad de herramientas de las que es responsable, en favor de administrar solo aquellas que se pueden usar universalmente en toda la organización. Cuando se trata literalmente de cientos de herramientas, puede ser un trabajo de tiempo completo (y en realidad es un trabajo de tiempo completo en algunas organizaciones) administrar su ciclo de vida, determinar cuándo deben actualizarse y comprender cómo cada uno funciones para cumplir con los objetivos de su organización.

La mejor manera de comenzar a desarrollar un conjunto estandarizado de herramientas es determinar cuáles son fundamentales para el éxito de su organización. Una vez que haya auditado todas las herramientas que utiliza su organización, puede establecer e implementar las mejores prácticas de ITAM. Y una vez que haya minimizado la cantidad de herramientas que necesita mantener, tendrá más tiempo para concentrarse en otras áreas del negocio.

Gestionar usuarios y grupos

¿Recuerda cuando sus usuarios podían comunicarse con usted, el administrador, directamente y obtener acceso a cualquier herramienta que necesitaran? ¿O qué pasa cuando sus equipos eran lo suficientemente pequeños como para que pudiera otorgar permisos globales a los gerentes y ellos pudieran crear grupos y agregar a quien quisieran? Comenzó como una buena idea. Ya no era el cuello de botella y los equipos no tenían que preocuparse por tener acceso a las herramientas que necesitaban. El problema es que este modelo no escala.

Con el crecimiento empresarial, los administradores tienden a verse cargados con responsabilidades de gestión de usuarios, lo que significa heredar también todas las cosas heredadas. En estos casos, una buena parte de los días de los administradores se dedican a otorgar acceso a herramientas e intentar agregar usuarios nuevos o existentes a los grupos adecuados. Para colmo, después de años de gestión ad hoc de usuarios y grupos, es difícil saber si los grupos todavía están en uso o si son válidos. Ahora te has convertido de nuevo en el cuello de botella.

Por lo tanto, es importante que sus herramientas le permitan desarrollar un proceso de administración de usuarios y sean capaces de archivar grupos y usuarios heredados. Al establecer e implementar un proceso, puede desarrollar una estrategia que optimice la gestión de usuarios y reduzca los datos heredados antes de que afecten potencialmente el rendimiento de sus herramientas.

Automatizando su entorno

Una de las formas más rápidas de aumentar la eficiencia como administrador es incorporar la automatización en su entorno, pero también es la tarea más fácil de dejar en un segundo plano. Con problemas más urgentes, como otorgar a sus usuarios acceso a las herramientas que necesitan, puede resultar difícil encontrar tiempo para crear scripts o identificar áreas que podrían automatizarse. Además, muchas herramientas no tienen la funcionalidad que le permite automatizar partes de su entorno. Pero si desea impulsar la innovación, sus herramientas deben tener capacidades de automatización.

Las dos formas principales en que la automatización puede ser particularmente importante para los administradores de entornos autogestionados son las actualizaciones y la infraestructura.

A menudo, las nuevas funciones lanzadas en las herramientas de su organización podrían resolver muchas de las necesidades de sus equipos, pero el riesgo de “manguear” su sistema es muy real. A veces puede parecer más fácil seguir con una versión anterior de un producto para reducir el riesgo de tiempo de inactividad en sus herramientas o la introducción de posibles problemas de seguridad. Para resolver este problema, muchos administradores han creado scripts de compilación para actualizar sus instancias de prueba , lo que les permite probar nuevas funciones antes de implementarlas en producción, reduciendo así el riesgo para los usuarios finales.

Si desea generar un crecimiento estratégico para el futuro, sus herramientas deben poder implementarse en una infraestructura moderna que ofrezca automatización. Por ejemplo, la implementación de su instancia en la infraestructura como servicio (IaaS) coloca la gestión de datos y las responsabilidades de seguridad en el proveedor de la nube, al mismo tiempo que le brinda la flexibilidad para aprovechar sus funciones de automatización, como AWS System Manager Automation o Azure Automation . Incluso si no está listo para modernizar su infraestructura o aprovechar la computación en la nube, contar con herramientas que se pueden implementar para adaptarse a las demandas cambiantes de su organización es fundamental.


La elección de un conjunto de herramientas empresariales con capacidades en estas cinco áreas centrales es esencial para el éxito de sus equipos. Sin las herramientas adecuadas, es casi imposible que sus equipos cumplan con los objetivos comerciales o de la misión de su organización, lo que hace que pase la mayor parte de sus horas de trabajo reaccionando a los problemas, en lugar de centrarse en el éxito de la misión o el crecimiento futuro de su organización. . Teniendo en cuenta estos cinco componentes, puede identificar soluciones que faciliten la vida de los administradores y de los equipos a los que dan soporte.

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