Cómo la creación de tickets basada en Slack y Teams impulsa la productividad de ventas

Los equipos de operaciones de ventas de empresas como BlueCat Networks confían en Halp para impulsar la eficiencia en toda su organización de ventas a través de la creación de tickets mediante Slack y Teams.

En el panorama empresarial despiadado de hoy, el éxito de una empresa a menudo depende de la velocidad de su organización de ventas. Dicho esto, un equipo de operaciones de ventas eficiente a menudo puede ser la diferencia entre un trimestre récord o que la competencia se coma su almuerzo.

Pero cuando la fuerza de ventas promedio tiene una proporción de 25: 1 de representantes de ventas a miembros del equipo de Operaciones de ventas , el éxito de decenas, o incluso cientos, de profesionales de ventas descansa sobre los hombros de equipos pequeños y abrumados. Incluso con un sistema de venta de entradas tradicional, organizar y resolver un volumen tan alto de solicitudes es casi imposible.

Es por eso que los equipos de operaciones de ventas e ingresos en empresas como BlueCat Networks han recurrido a la creación de tickets conversacionales para ayudar a administrar su carga de trabajo y potenciar a todos sus equipos de ventas. La captura y el seguimiento de tickets directamente en Slack y Microsoft Teams facilita el manejo de la avalancha de solicitudes al tiempo que elimina la necesidad de un seguimiento constante.

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Cómo la creación de tickets basada en Slack y Teams

Comprensión del rol de operaciones de ventas

Las operaciones de ventas son un rol que a menudo se pasa por alto y se malinterpreta. Según Sales Hacker , Sales Ops se define como la “unidad, función, actividades y procesos dentro de una organización de ventas que respaldan, habilitan e impulsan a los equipos de ventas de primera línea para vender mejor, más rápido y de manera más eficiente”. Pero, ¿qué diablos significa eso en realidad?

Los miembros del equipo de Operaciones de ventas tienen la tarea de… bueno, prácticamente lo que sea necesario para mantener la máquina de ventas funcionando sin problemas. Sus responsabilidades abarcan desde la elaboración de estrategias y la previsión; comprar, configurar y capacitar a los miembros del equipo en Salesforce u otras herramientas; mapeo de territorios de ventas; crear planes de incentivos y compensación; optimizar el embudo de leads; y seguimiento y análisis de métricas.

Los equipos de Operaciones de ventas trabajan mano a mano con otras funciones clave de ventas como el desarrollo comercial, los ejecutivos de cuentas, los arquitectos de soluciones, las operaciones de ingresos, los gerentes de cuentas y los administradores de la mesa de operaciones para ayudarlos a hacer su trabajo de manera más efectiva. El soporte para estos otros miembros del equipo puede verse muy diferente según el tamaño de la organización y dónde recaen sus responsabilidades en el recorrido del comprador.

Eso es un montón de trabajos para que los maneje un equipo pequeño. Las solicitudes de soporte provienen de diferentes direcciones, dispersas en los canales de Slack y MS Teams, mensajes directos individuales y correos electrónicos. Sin una forma unificada de capturarlos a todos, muchos se escapan, a menudo con repercusiones en los ingresos y las cuotas.

Navegando hasta el final del trimestre con la creación de tickets basada en Slack y Teams

Las herramientas de emisión de tickets conversacionales como Halp permiten a los equipos de operaciones de ventas realizar un seguimiento y administrar las solicitudes directamente en los equipos de Slack y Microsoft. A medida que las solicitudes llegan a través de varios canales, mensajes directos o correos electrónicos, los gerentes de Operaciones de ventas pueden convertir los mensajes en tickets rastreables con una simple reacción de emoji o acción de mensaje. Al integrar una mesa de ayuda de operaciones de ventas en las herramientas de comunicación existentes, los equipos de operaciones de ventas pueden:

  • Mejorar la productividad del equipo.Herramientas como Halp permiten a los profesionales de Sales Ops reunirse con su equipo donde ya trabajan y eliminar el cambio de contexto. Capturan fácilmente preguntas sobre cuotas, territorios, Salesforce y más con campos y formularios personalizables. También brindan a los representantes una manera fácil de seguir el progreso de sus tickets para que se dedique menos tiempo a los seguimientos y la búsqueda de aprobaciones.
  • Automatizar las tareas tediosas. Gran parte del tiempo de los equipos de Operaciones de ventas se dedica a responder las mismas preguntas una y otra vez. Halp automatiza las respuestas a las preguntas frecuentes para permitir a los representantes que se resuelvan por sí mismos cuando sea posible y eliminar la necesidad de la intervención de Operaciones de ventas.
  • Hacer visible el trabajo. La emisión de tickets conversacionales empodera a los equipos de Operaciones de ventas con métricas para comprender mejor la forma en que emplean su tiempo. Esto puede ayudar a cuantificar la asignación de recursos e identificar ineficiencias que de otro modo se basarían en evidencia anecdótica.

Ticketing conversacional en acción en BlueCat Networks

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Como empresa de TI que vende principalmente a grandes empresas, los ciclos de ventas en BlueCat Networks pueden tardar un año o más. El equipo de operaciones de ventas es esencial para agilizar estos acuerdos y liberar tiempo a más de cien ejecutivos de cuentas y arquitectos de soluciones para que se concentren en el cierre.

Con tantos miembros del equipo, era prácticamente imposible realizar un seguimiento del volumen de solicitudes que se recibían a través del correo electrónico y Slack. Entonces, el analista de operaciones de ventas Derek Lilliman recurrió a Halp para poner orden en las bandejas de entrada de su equipo. Si bien las herramientas tradicionales de creación de tickets pudieron capturar correos electrónicos, no ofrecieron una solución para las solicitudes de Slack, que componían más de la mitad de las solicitudes de Operaciones de ventas de BlueCat.

El enfoque Slack-first de Halp con integración de correo electrónico facilitó que Lilliman unificara todos los tickets en un sistema sin perder solicitudes ni agregar más tareas manuales. Al usar un canal de operaciones de ventas con el bot de Halp instalado, el equipo de operaciones de ventas de BlueCat puede monitorear las solicitudes de la organización de ventas y priorizarlas, asignarlas y enrutarlas sin la necesidad de intercambiar información para obtener contexto y compartir actualizaciones. .

Por ejemplo, si un ejecutivo de cuenta publica en el canal que necesita un cambio de registro de Salesforce, el equipo de Lilliman puede simplemente agregar un emoji de ticket, y el representante y su gerente pueden seguir fácilmente el progreso de la solicitud hasta la aprobación y resolución sin actualizaciones manuales de el equipo de Sales Ops.

Hemos reducido la cantidad de veces que los representantes realizan un seguimiento de las solicitudes internas para que puedan volver a vender más rápido.

Derek Lilliman Analista de operaciones de ventas, BlueCat Networks

Halp Answers, que automatiza las respuestas a preguntas comunes, también le ha ahorrado tiempo al equipo de Blue Cat al tiempo que establece coherencia en la información que brindan a los representantes. En lugar de responder manualmente a la misma pregunta una y otra vez, a menudo olvidando detalles clave, Lilliman y su equipo pueden guardar una respuesta para usarla en el futuro y compartirla automáticamente cuando surjan preguntas repetitivas.

Como beneficio adicional, tener un sistema unificado de seguimiento ha empoderado al equipo con evidencia sólida para detectar patrones y cuantificar el volumen de trabajo que están asumiendo para justificar más recursos. Los informes de Halp facilitan el examen de los datos de las solicitudes a lo largo del tiempo o por categoría para identificar la documentación que falta, las tareas repetitivas y otras brechas en el proceso. Con estos datos, pudieron identificar un problema con su proceso de pérdida cerrada y modernizarlo, eliminando un desafío común para los representantes y reduciendo el volumen de tickets.

Halp le ha ahorrado tiempo y frustración a Lilliman y sus colegas, y dice que no pueden imaginarse trabajando sin él hoy.

Autor: NICOLE PITARO

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