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¿Qué son FinOps y por qué lo necesitamos?

FinOps: esta práctica puede ahorrarle mucho, pero solo si lo planifica.

En 2020, la migración a la nube se aceleró en un factor de 24, según McKinsey . ¿Le sorprendería saber que hubo muchos factores que impulsaron ese cambio?

Debido a COVID-19, las empresas necesitaban ir de forma remota de forma rápida y segura. Querían aliviar la carga de mantenimiento de los equipos de TI con exceso de trabajo. Y, frente a la incertidumbre económica mundial del año, la motivación para aprovechar los ahorros de costos de la nube era alta. 

Por supuesto, ese último objetivo no es tan simple como pasar a la nube. Los equipos financieros que quieran aprovechar los ahorros de costos de la migración deben implementar algunas de las mejores prácticas de gobernanza.

Esta práctica se llama FinOps (gestión financiera en la nube): así es como funciona.

¿Qué es FinOps?

En pocas palabras, el marco FinOps prescribe las mejores prácticas financieras para la nube. Se trata de optimizar el gasto en la nube para obtener el máximo valor para su empresa. Esto puede incluir negociar tarifas con sus proveedores, rastrear y optimizar pruebas gratuitas, auditar licencias y uso, y pronosticar costos, entre otras tácticas de administración financiera.

Como dice la Fundación FinOps , “[FinOps] es la práctica de llevar la responsabilidad financiera al modelo de gasto variable de la nube, lo que permite a los equipos distribuidos hacer concesiones comerciales entre velocidad, costo y calidad”.

¿Por qué lo necesitamos?

Los profesionales de TI afirman que ahorran una media del 20 por ciento cuando se trasladan a la nube . Pero esos ahorros no son un hecho para todas las migraciones. Las empresas que obtienen los mayores beneficios son intencionales sobre su planificación financiera y su gobernanza.

En otras palabras, sin una operación sólida de FinOps, su empresa puede estar pagando por cosas que no necesita, herramientas que nadie usa, licencias que han sido abandonadas. Incluso con los ahorros inherentes a la nube, su gasto puede aumentar con el tiempo si no presta atención. El objetivo de FinOps es priorizar la optimización continua de sus costos en la nube, para asegurarse de que sus equipos obtengan el máximo valor por un gasto mínimo.

“Sin una operación sólida de FinOps, su empresa puede estar pagando por cosas que no necesita, herramientas que nadie está usando o licencias que han sido abandonadas “.

5 mejores prácticas de FinOps

1. Planifique FinOps antes de migrar a la nube

Al igual que con toda la planificación estratégica, el mejor momento para pensar en FinOps es antes de migrar. Esto lo ayudará no solo a planificar la optimización de costos en el futuro en áreas como el escalado y la TI en la sombra , sino también a aprovechar las oportunidades actuales, como las pruebas gratuitas y los precios para usuarios masivos.

También ayuda a los equipos a comprender la diferencia entre la planificación financiera para las instalaciones y la planificación financiera en la nube. 

Por ejemplo: en las instalaciones, los equipos de TI a menudo compran más puestos / licencias de las que la empresa realmente necesita porque tienen que planificar el crecimiento, y agregar licencias más adelante puede ser un proceso engorroso. La mayoría de los proveedores de la nube le permiten comprar las licencias que necesita en este momento y agregarlas o restarlas a medida que evoluciona el uso de la nube. 

A menudo, incluso puede automatizar las renovaciones o vencimientos de licencias para alinearse con su negocio (por ejemplo, dejar que las licencias de contratistas temporales vencen al final de sus contratos). En este escenario (y en muchos otros), la administración de costos se ve muy diferente para las instalaciones locales frente a las de la nube.

2. No sacrifique valor por ahorros

Cuando hablamos de optimización de costes, lo primero que nos viene a la mente es ahorrar dinero. Pero ese no es realmente el punto. El punto es obtener el mayor valor posible de sus gastos. Lo que significa que FinOps no se trata de encontrar las opciones más baratas en el camino; se trata de equilibrar esos ahorros con sus compensaciones. 

Por ejemplo: un analista de FinOps puede recomendar aprovechar al máximo una prueba gratuita de tres meses para ahorrar dinero. O pueden recomendar pasar rápidamente a un plan pago para aprovechar las funciones, el soporte y las integraciones adicionales; todo depende del contexto. Para una empresa, el beneficio de actualizar de inmediato puede superar el ahorro de costos de esperar a que finalice la prueba gratuita. Para otra empresa, lo contrario puede ser cierto.

3. Calcule su costos reales

Si FinOps se trata de responsabilidad financiera, un paso clave es comprender lo que está gastando, tanto por adelantado como de forma continua. 

Esto puede ser más complicado de lo que piensa, especialmente para organizaciones grandes donde los equipos aislados pueden no comunicar sus gastos a un nivel granular. Es por eso que se calcula el costo total de propiedad (TCO) y el retorno de la inversión (ROI) lleva tiempo y debe tenerse en cuenta en sus cronogramas y presupuestos.

Una de las responsabilidades clave de los profesionales de FinOps no solo es calcular el TCO y el ROI actuales, sino también pronosticar los costos futuros y realizar auditorías periódicas.

4. Incorpore FinOps a su organización como una práctica continua

Es fácil pensar en FinOps como una tarea estratégica de una sola vez, algo que el equipo debe comprender y planificar antes de migrar. Pero las empresas más exitosas no se detienen en la etapa de planificación. Establecen roles y responsabilidades claros y continuos que mantienen los costos bajo control a largo plazo. 

Esto a menudo incluye auditorías y previsiones regulares y asegurarse de que el equipo de FinOps esté involucrado en los principales procesos de toma de decisiones de software.

5. Establezca responsabilidades claras

¿Quién es responsable de FinOps en su organización? ¿Tendrás un profesional dedicado? ¿Alguien integrado en sus equipos financieros o en la nube existentes? ¿Cuáles son sus responsabilidades exactas? ¿Y quién, entre sus otros equipos, tendrá la tarea de proporcionarles las cosas que necesitan?

En muchos casos, un cambio a la nube libera un tiempo sustancial para su equipo de TI y cambia sus roles. , por lo que los profesionales de TI recién liberados son un excelente lugar para comenzar a pensar en quién se mantendrá al día con sus prácticas de Cloud FinOps. En lugar de cuidar servidores, corregir errores y crear soluciones inusuales en su software local, los administradores tienen espacio para pensar estratégicamente sobre la inversión en la nube, realizar un seguimiento de las herramientas que los equipos están usando en toda la organización y asegurarse de que está aprovechando al máximo su gasto en TI.

Al igual que con cualquier cosa en el negocio, si nadie lo posee, se queda en el camino, rápido. La optimización de sus gastos es importante: asegúrese de que todos comprendan quién es responsable de ellos.

Informar, optimizar, operar

Los equipos de FinOps suelen describir su práctica como un ciclo de tres pasos.

FinOps

Primero, informa a su organización. Esto significa obtener visibilidad de todos los gastos en la nube (licencias, mantenimiento, tiempo de TI, etc.) y compararlos con los objetivos internos y las normas de la industria. 

A continuación, optimizas . Esta fase implica deshacerse de los servicios o actualizaciones que ya no necesita, automatizar, dimensionar los recursos y analizar estratégicamente su gasto en la nube.

Finalmente, operas , mejorando continuamente no solo para reducir costos, sino también para dejar espacio para la innovación y la eficiencia. 

Este no es un proceso de una sola vez. Los equipos de alto rendimiento no permanecen en la fase de operación, sino que regresan regularmente a las fases de información y optimización para seguir mejorando. 

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Autor: GIGI GRIFFIS

Escritor de TI empresaria

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